Guía de email marketing para agencias de viajes

Paso 1. Crea tu cuenta gratuita de MailerLite y configura el remitente

Regístrate en el plan gratuito con los datos reales de tu agencia y tu web, y completa la revisión de la cuenta.

Elige un nombre de remitente que el cliente reconozca (“Emma de Horizonte Viajes”), una dirección profesional de tu propio dominio que alguien revise, una dirección de respuesta, y añade los registros de autenticación de dominio que te da MailerLite si tienes acceso al DNS. La autenticación ayuda a que los proveedores verifiquen tus emails; no garantiza llegar a la bandeja de entrada.

• Nombre del remitente: Emma de Horizonte Viajes
• Email del remitente: hola@tuagencia.com
• Responder a: hola@tuagencia.com

Los límites de suscriptores, automatizaciones y funciones de cada plan cambian con el tiempo. Revisa la página de planes actual de MailerLite antes de crear tus flujos.

Paso 2. Elige tu primer objetivo de negocio

No intentes automatizar toda la agencia a la vez. Elige un problema que ya le cueste tiempo o reservas a tu equipo y escríbelo como un objetivo medible; por ejemplo: “Más respuestas cualificadas de clientes que recibieron una propuesta y aún no han reservado.”

Si envías presupuestos e itinerarios cada semana, empieza por el seguimiento de propuestas. Si tienes una base amplia de clientes anteriores, empieza mejor por un segmento de esos clientes.

Paso 3. Organiza los contactos en unos pocos grupos útiles

En Subscribers, crea pocos grupos con un sistema de nombres que siga siendo claro cuando la lista crezca, y solo para públicos que puedas identificar con fiabilidad y a los que pienses escribir.

Usa campos personalizados para datos que sirven en varios grupos (tipo de viaje preferido, destino preferido, fecha de la última reserva, temporada habitual de viaje). No subas todo tu CRM: revisa antes el permiso de marketing de cada contacto.

• SEG – Clientes anteriores
• SEG – Interés en cruceros
• SEG – Vacaciones en familia
• SEG – Sol en invierno
• SEG – Viajes de lujo

Paso 4. Elige un segmento y escribe tu promesa para ese cliente

Escribe una frase sobre lo que le importa a ese público; por ejemplo: “Ayudamos a las familias a encontrar vacaciones de verano adaptadas a la edad de sus hijos, sus fechas y su presupuesto.” Después decide qué puedes ofrecerle de verdad: dos o tres opciones elegidas a mano, consejo sobre cuándo reservar, una comparación de fechas o aeropuertos, o qué incluye realmente un paquete.

Evita mensajes como “Tenemos viajes increíbles para todos”. No le dicen al cliente nada que no le diga cualquier web de reservas.

Paso 5. Dibuja el recorrido desde la consulta hasta la reserva

Anota cómo avanza una consulta en tu agencia: consulta → conversación con el asesor → propuesta → el cliente lo piensa → dudas o propuesta revisada → reserva, aplazamiento o rechazo. Luego localiza dónde se quedan en silencio los clientes.

El seguimiento personal de un presupuesto concreto suele corresponder a tu CRM o a tu proceso de atención al cliente, con el asesor responsable. Usa MailerLite para secuencias de marketing cuando haya consentimiento u otra base legal válida.

• ¿Cuánto tardáis en preparar un presupuesto?
• ¿Cuánto tiempo suele tardar un cliente en decidir?
• ¿Qué dudas retrasan las decisiones?
• ¿Con qué frecuencia piden una alternativa más barata o sencilla?
• ¿Quién es responsable del siguiente seguimiento?

Paso 6. Crea una secuencia útil para las consultas

Para suscriptores que aceptaron recibir marketing, crea una secuencia corta que los lleve del interés a una decisión segura. Toma los plazos como punto de partida y ajústalos a tu ciclo de compra real.

En MailerLite: Automations → nuevo flujo → disparador al unirse al grupo o formulario correspondiente → espera → email, y repite → revisa público, condiciones y reglas de salida → prueba antes de activar. Una consulta en tu web o un registro en el CRM no activa MailerLite por sí solo; hace falta una integración compatible o un paso manual. Excluye a quienes ya han reservado de una secuencia genérica.

Asunto: ¿Estás planificando [destino]? Empieza por estas tres cosas

Hola, [Nombre]:

Si estás pensando en viajar a [destino], hay tres cosas que conviene revisar antes de cerrar tus planes:
- La mejor época del año para la experiencia que buscas
- Cuántos traslados entre lugares incluye tu itinerario
- Qué actividades o alojamientos hay que reservar con antelación

Hemos preparado algunos consejos prácticos para ayudarte a comparar opciones: [Leer la guía]

Si ya tienes en mente un destino o unas fechas, responde a este email y lo vemos contigo.

Un saludo,
[Nombre del asesor]
[Nombre de la agencia]

Paso 7. Mejora el seguimiento de presupuestos con alternativas útiles

El silencio tras una propuesta rara vez significa una venta perdida. Puede que al cliente le guste el destino pero dude del presupuesto, las fechas, los hoteles o el ritmo. Dales a tus asesores una plantilla que personalicen en su email o CRM habitual; no la envíes automáticamente a todos los presupuestos, sobre todo en viajes caros o a medida.

• Acordad un momento fijo de seguimiento, por ejemplo tres días hábiles después de la propuesta
• Lo envía el asesor responsable de la consulta
• Registrad el seguimiento y el siguiente paso en el CRM
• Parad los recordatorios cuando el cliente reserve, lo descarte o pida no ser contactado
• Revisad cada semana las propuestas sin respuesta

Asunto: ¿Quieres que ajustemos tu propuesta para [destino]?

Hola, [Nombre]:

Te escribo para hacer seguimiento de la propuesta para [destino] que te envié.

Si el viaje te sigue interesando, puedo preparar algunas alternativas. Por ejemplo:
- Otras fechas de viaje
- Un presupuesto más cómodo
- Menos cambios de hotel o un itinerario distinto
- Otro aeropuerto de salida

¿Hay algo que te gustaría cambiar?

Un saludo,
[Nombre del asesor]

Paso 8. Planifica la comunicación antes de la salida y después del viaje

Confirmaciones, pagos y documentación del viaje siguen en tu sistema de reservas. Alrededor puedes añadir un mensaje útil de preparación (lista de equipaje, transporte local, consejos prácticos del destino, ideas de actividades) y, una semana después del regreso, una petición sincera de opinión.

Mantén las peticiones de opinión separadas de las campañas promocionales y asegúrate de que el marketing posterior cumple las normas de consentimiento.

Asunto: Bienvenido a casa, [Nombre]. ¿Qué tal el viaje?

Hola, [Nombre]:

Esperamos que hayas disfrutado mucho de [destino].

¿Qué fue lo mejor del viaje? ¿Y hay algo que podríamos haber hecho mejor? Tu opinión nos ayuda a mejorar el servicio que ofrecemos a nuestros viajeros.

Si quieres dejar una reseña, puedes hacerlo aquí: [Enlace a reseñas]

Gracias por viajar con nosotros.

Un saludo,
[Nombre del asesor]
[Nombre de la agencia]

Paso 9. Crea un calendario de campañas sencillo

Empieza con una o dos campañas al mes, planificadas según los hábitos de reserva y la antelación de tus clientes, no con temas al azar. La tabla es un ejemplo: adáptala a tus mercados, vacaciones escolares y destinos.

Paso 10. Usa un formato fijo de cuatro partes

Tus asesores ya conocen los destinos. Convierte ese conocimiento en emails cortos en lugar de artículos largos. Incluye solo ofertas realmente disponibles o márcalas claramente como inspiración.

• Un consejo: algo práctico o una observación útil
• Una recomendación: un destino, itinerario o experiencia
• Un motivo para actuar: fechas, disponibilidad o un detalle de planificación, descrito con exactitud
• Un siguiente paso: responder, leer una guía o pedir una propuesta

Asunto: Tres ideas para tu próxima escapada de [temporada]

Hola, [Nombre]:

¿Estás pensando en viajar esta [temporada]? Aquí tienes tres ideas que vale la pena considerar.

[Destino 1] — [tipo de viajero]
[Una o dos frases sobre por qué este viaje le podría encajar.]

[Destino 2] — [tipo de viajero]
[Una o dos frases sobre qué hace diferente esta opción.]

[Destino 3] — [tipo de viajero]
[Una o dos frases sobre la experiencia o el estilo de viaje.]

¿No sabes cuál encaja mejor contigo? Responde con tus fechas, tu aeropuerto de salida y el tipo de viaje que buscas.

[Ver nuestras propuestas]

Un saludo,
El equipo de [Nombre de la agencia]

Paso 11. Crea y prueba la campaña en MailerLite

Campaigns → campaña normal, con un nombre interno como “2027 – Ideas verano – Familias”. Elige el público permitido, añade asunto y texto de vista previa, redacta con el formato de cuatro partes, envía una prueba a ti y a un compañero, revisa cómo se ve en el móvil, cada enlace, el remitente y el enlace de baja, y después envía o programa.

Antes de cada envío: ¿es relevante para este público, está actualizado, son exactos el precio y la disponibilidad, tienes permiso y aporta algo más que la venta? No envíes una oferta de crucero a toda la lista solo porque es buena.

Paso 12. Convierte las preguntas habituales de los clientes en contenido

Pide a los asesores que anoten las preguntas que se repiten. Cada mes, elige una y respóndela en un email corto. La IA puede convertir las notas del asesor en un primer borrador, pero alguien que conozca el tema revisa datos, precios, condiciones y recomendaciones.

• ¿Conviene reservar un crucero con antelación?
• ¿Qué aeropuerto de salida nos conviene más?
• ¿Cuánto tiempo dejamos entre un destino y otro?
• ¿Qué deben mirar las familias al elegir un todo incluido?
• ¿Qué diferencia real hay entre estos dos itinerarios?

Paso 13. Detecta oportunidades de repetir reserva

Empieza por clientes cuyos viajes anteriores indican qué podría gustarles después: familias que reservaron vacaciones de verano, clientes habituales de cruceros, parejas que buscan sol en invierno, viajeros de circuitos culturales, clientes de viajes a medida. Una reserva anterior es un punto de partida, no una garantía.

Menciona plazos de reserva, disponibilidad o precios solo cuando tengas información actual que lo respalde, y no insinúes que hay que reservar ya sin un motivo real y comprobable.

Asunto: ¿Ya piensas en las vacaciones en familia del próximo verano?

Hola, [Nombre]:

Si empiezas a pensar en el próximo verano, puede ser un buen momento para ver qué opciones hay para tus fechas.

Según lo que mejor le vaya a tu familia, podemos mirar:
- Villas con piscina privada
- Resorts pensados para familias
- Destinos con traslados más cortos
- Fechas flexibles u otros aeropuertos de salida

Responde con tus fechas y el tipo de viaje que tienes en mente, y te ayudamos a reducir las opciones.

Un saludo,
[Nombre del asesor]

[Ver viajes en familia]

Paso 14. Adapta el mensaje a cada etapa del cliente

Usa tu CRM o sistema de reservas para saber en qué punto está cada cliente. No dependas de la plataforma de email para conocer el estado de la reserva, salvo que esos datos le lleguen de verdad y estén al día.

Paso 15. Automatiza lo repetitivo sin perder el trato personal

Empieza por lo sencillo: un email de bienvenida para suscriptores de inspiración, un seguimiento dentro de una secuencia de marketing permitida, una petición de opinión tras el viaje, una campaña de temporada a un público definido, una campaña de reactivación donde esté permitida. Para cada una, define disparador, público, momento, objetivo y condiciones de salida. Las integraciones con el CRM o el sistema de reservas vienen después, y solo cuando hayas comprobado que pasan bien el estado de la reserva.

El objetivo no es automatizar todas las conversaciones, sino dar a los asesores más tiempo para las que importan.

• Que intervenga una persona en itinerarios caros o complejos
• …cuando un cliente se queja o tiene dudas
• …cuando hay que confirmar precios o disponibilidad
• …ante cambios de reserva o incidencias
• …siempre que un mensaje necesite un criterio que una plantilla no puede dar con seguridad

Paso 16. Mide los resultados cada mes

Controla suscriptores con permiso válido, entregas y rebotes, clics en destinos y ofertas, respuestas y consultas cualificadas, presupuestos pedidos y reservas atribuidas a campañas, ingresos (y margen bruto si es posible), bajas y quejas. No juzgues solo por la tasa de apertura: las funciones de privacidad la hacen poco fiable.

Etiqueta los enlaces a tu web con UTM de campaña. La analítica muestra visitas y formularios de consulta; relacionarlos con reservas suele requerir informes del CRM. Distingue con honestidad entre una reserva atribuida y una que simplemente ocurrió después de un email. Para empezar basta con una hoja de cálculo.

• ¿Qué público generó las consultas más relevantes?
• ¿Qué campaña trajo respuestas, presupuestos o reservas?
• ¿Qué ofertas tuvieron clics pero ninguna consulta?
• ¿Qué preguntas de clientes respondemos el mes que viene?
• ¿Qué podemos dejar de hacer porque aporta poco?

Mis clientes están repartidos en varios sistemas

Empieza por un público y los datos que puedas exportar con fiabilidad. Revisa permisos antes de importar. No intentes unificar todo el CRM como primer paso.

No sé qué destinos le interesan a cada cliente

Parte de reservas anteriores y preferencias que el cliente te dio, invita a los suscriptores a indicar sus preferencias y actualiza los segmentos poco a poco. Nunca lo deduzcas de datos sensibles o sin relación.

Los clientes reciben ofertas que no les encajan

Revisa la pertenencia a grupos, la selección de público y las exclusiones, sobre todo para quienes ya reservaron o rechazaron una oferta.

Mi automatización no arranca

Comprueba que el flujo está activo, que el suscriptor cumple el disparador y que el grupo o formulario está bien configurado. Prueba con una dirección nueva y mira cómo se tratan los suscriptores existentes.

Mi equipo no tiene tiempo para escribir newsletters

Usa la plantilla fija de cuatro partes, recoge las preguntas de los asesores y empieza con una campaña al mes, redactada con IA a partir de notas verificadas.

Mis emails llegan a spam

Autentica tu dominio, usa un remitente reconocible, escribe solo a públicos adecuados, elimina direcciones no válidas y vigila rebotes y quejas. Nunca compres listas.

No puedo conectar MailerLite con mi sistema de reservas

Revisa qué integraciones existen y qué datos pasan. Si ninguna encaja, usa un proceso manual con permisos revisados y no prometas actualizaciones automáticas de reservas hasta haberlas probado.

No sé si los emails generan reservas

Usa enlaces de campaña coherentes, mide los formularios de consulta y registra el origen de la campaña en tu CRM.